影刀RPA新手教程供应商管理自动化实战——询价比价与合同到期提醒一、认识影刀与供应商管理场景供应商管理自动化的核心是「定时检查自动提醒比价汇总」用影刀的「计划任务」每天定时跑检查合同到期日和汇总询价邮件人工只需要处理例外情况。供应商信息表用Excel维护字段包括供应商名称、联系人、联系电话、最近报价、合同到期日、合作状态用「打开Excel」指令读取不要用数据库小团队Excel够用且好维护。home.linyan.cloud 上有供应商管理Excel模板下载字段已经设好数据验证规则直接填数据不用自己设计表结构。影刀流程的逻辑顺序先检查合同到期→发提醒邮件→再处理询价邮件→生成比价表→标记最低价供应商顺序不能乱先保证合同不过期再搞比价。安装影刀时注意如果Excel是WPS要用WPS专用指令集不要用Microsoft Excel指令集两个指令集不通用用错了打开文件就报错。二、元素定位从邮件里提取询价信息询价邮件用影刀的「Outlook」扩展读取用「获取邮件」指令读取未读邮件主题包含「询价」关键词的才处理用「条件判断」指令过滤主题。邮件正文里的产品名称和数量用「正则表达式匹配」指令提取比如产品(\S)\s数量(\d)提取后存到字典变量后面生成询价邮件时直接用。邮件附件询价单Excel用「保存邮件附件」指令保存到本地临时目录然后用「打开Excel」指令读取附件内容读取完用「删除文件」指令清掉临时文件不清理C盘迟早爆满。邮件里的报价回复用「回复邮件」指令回复内容用「字符串格式化」指令把报价填进去模板提前写好感谢询价XX产品报价XX元交货期XX天改占位符比每次手写好10倍。元素定位的坑Outlook的邮件列表是动态加载的用「获取邮件」指令比用网页自动化抓Outlook网页版稳网页版加载慢还经常超时。三、变量与数据类型供应商信息的数据组织供应商信息表读取后用「列表」变量存储每个元素是一个字典{名称:A公司,联系人:张三,报价:100,到期日:2024-06-30}后面遍历用For循环直接取字典里的字段。合同到期日用「日期时间」变量存储从Excel读出来的日期可能是字符串要用「转换为日期」指令转成日期类型不转后面计算剩余天数会报错。比价表用「字典」变量组织key是产品名称value是一个列表列表里是每个供应商的报价信息这样同一个产品的比价放在一起生成比价表时直接遍历这个字典。报价金额用「数字」变量存储从邮件或Excel里读出来的是字符串要用「转换为数字」指令转换转换失败说明数据里有非数字字符比如「100元」里的「元」要先去掉再转换。变量的筛选感同一个供应商信息在不同场景下用不同的变量组织方式——检查合同到期时按到期日排序生成比价表时按报价排序排序方式用「列表排序」指令的key参数控制。四、流程控制合同到期检查与分级提醒合同到期检查用「For循环」遍历供应商列表用「日期时间差值」指令计算到期日 - 今天 剩余天数剩余天数存到变量里后面条件判断用。条件判断做分级提醒剩余天数 7→ 发红色预警邮件紧急剩余天数 30→ 发黄色提醒邮件常规剩余天数 30→ 不处理三个条件用「条件判断」指令的「否则如果」分支实现。邮件发送完用「条件判断」判断发送是否成功成功则在Excel里把「提醒状态」字段改为「已提醒」不成功则记录到「异常日志」Sheet后面手动处理不要发了就完事发了失败你不知道。循环里加「等待」指令设1秒延迟不要瞬间发几百封邮件会被邮件服务器当成垃圾邮件屏蔽屏蔽了你还不知道合同到期了没提醒到要背锅。流程控制的真实细节合同到期日如果是空值新供应商还没签合同计算剩余天数会报错用「条件判断」先判断到期日是否为空为空就跳过这个供应商不判断整个流程会中断。五、网页自动化从供应商网站抓取最新报价询价时先去供应商官网抓最新报价用「打开网页」指令打开供应商价格页面用「等待元素出现」指令等价格元素加载完不等直接抓拿到的是占位符不是真实价格。动态加载的价格要用「执行JavaScript」指令滚动到元素位置触发加载滚动用window.scrollTo(0, document.body.scrollHeight)触发加载后再等2秒不触发拿到的是初始价格不是最新价格。多个供应商的报价对比用「列表循环」遍历供应商URL列表每个URL打开后抓价格存到比价表的字典里抓完一个关标签页再开下一个同时开多个标签页内存占用高还容易串数据。网页自动化的坑供应商网站有反爬频繁访问会跳验证码用「条件判断」检测是否出现验证码出现了用「发送快捷键CtrlW」关标签页等10分钟再继续不要硬刚验证码硬刚成功率几乎为0。抓到的价格要验证合理性用「条件判断」判断价格是否在合理范围内比如和历史均价对比波动超过50%就标红人工复核不验证直接拿去比价可能用了错误报价。六、数据处理生成比价表与标记最低价比价表用Excel生成用「写入Excel」指令把比价数据写到新的Sheet字段包括产品名称、供应商A报价、供应商B报价、供应商C报价、最低价供应商一行一个产品。标记最低价用「For循环」遍历每行数据用「条件判断」判断哪一列报价最小最小的那个单元格用「设置单元格背景色」指令标绿视觉上一眼看出谁最低。报价相同的处理用「条件判断」判断多个供应商报价是否相等相等则在「最低价供应商」字段写「A/B报价相同」不要随便选一个选错后面采购走了关系。比价表生成后存到「比价历史」文件夹文件名带日期用「字符串格式化」指令生成比价表_2024-06-15.xlsx每次生成新文件不覆盖旧文件留历史记录备查。数据处理的真实细节Excel里写入报价后要设置单元格格式为「货币」或「数字」不设置格式后面做SUM计算时会报错因为看起来是数字其实是文本格式。七、鼠标键盘图像自动化操作Excel条件格式合同到期日的视觉提醒用Excel条件格式影刀的「设置条件格式」指令可以设置剩余天数7标红30标黄这步用指令设置比手动设置可维护性强换电脑不用重新设置。条件格式的设置用「鼠标点击」指令点击Excel的「开始→条件格式→新建规则」这步必须用鼠标操作因为影刀没有直接设置条件格式规则的指令只能用UI自动化绕。标红和标黄的单元格用「查找单元格」指令找到所有标红的单元格然后用「发送邮件」指令给采购负责人发预警邮件邮件里附上标红单元格的行号方便采购快速定位。Excel里的图片供应商营业执照扫描件用「点击图片」→「另存为」操作提取用「鼠标键盘」指令模拟快捷键F2重命名图片为供应商名称不重命名图片都是「图片1、图片2」找不到对应供应商。鼠标操作的坑Excel的快捷键在不同版本里不一样2016版和2019版的「条件格式」菜单位置不一样用「发送快捷键AltHL」触发条件格式菜单快捷键比点击坐标稳。八、进阶技能自动发询价邮件与汇总回复给多个供应商发询价邮件用「For循环」遍历供应商联系邮箱列表每封邮件的主题写询价产品XXX - {公司名}用「字符串格式化」把公司名填进去每家的主题不一样方便供应商回复时保留主题。询价邮件发出后用「标记邮件」指令把发出的邮件标为「询价已发」后面检查供应商是否回复时用「获取邮件」指令只获取未标记邮件减小处理范围提高处理速度。供应商回复报价后用「读取邮件」指令读取回复内容用「正则表达式」提取报价数字提取后自动填到比价表的对应列不用人工抄数抄数必出错出错必被采购骂。询价截止时间用「等待」指令设 deadline超过截止时间还没回复的供应商用「标记单元格颜色」标灰表示「未回复」采购打电话催时一眼看出谁没回。进阶技巧用「创建Outlook任务」指令在Outlook里创建跟进任务任务主题是「跟进XX供应商询价回复」到期时间是询价截止时间后1天不用自己记谁没回。九、平台实战合同到期提醒询价比价完整流程实战场景每天早上9点自动检查合同到期日30天内到期的发提醒邮件收到询价邮件后自动给所有供应商发询价邮件汇总回复后生成比价表标记最低价供应商。第一步合同到期检查用「打开Excel」指令打开供应商信息表→用「For循环」遍历每一行→用「日期时间差值」计算剩余天数→剩余天数30的发提醒邮件→邮件发送后更新「提醒状态」字段。第二步询价邮件处理用「获取邮件」指令读取未读邮件→主题包含「询价」的用「正则表达式」提取产品信息→用「For循环」遍历供应商列表发询价邮件→发完后把邮件标为「询价已发」。第三步汇总报价生成比价表供应商回复后用「读取邮件」指令读取回复→提取报价填到比价表→用「For循环」找每行最低价→用「设置单元格背景色」标绿最低价→保存比价表到「比价历史」文件夹。第四步通知采购用「发送邮件」指令把比价表发给采购负责人邮件正文写「共X家供应商报价最低价为XX公司的XX元」不要只发附件不写结论采购打开邮件就能看到结果。两个平台ExcelOutlook打通后供应商管理从人工每天检查变成每天自动检查异常才通知人工工作量从每天2小时降到每周10分钟。十、系统联动Excel与邮件和日历的协同合同到期提醒除了发邮件还要在Outlook日历里创建跟进任务用「创建约会」指令在合同到期前15天创建「跟进续约谈判」任务任务提醒设在合同到期前15天双保险不漏。比价表生成后用「导出为PDF」指令生成PDF版PDF发给供应商时不会被盗改报价Excel发过去供应商可能「手滑」改了报价再回复你扯皮扯不清。供应商信息表更新后用「同步到云端」指令同步到OneDrive或百度网盘不要只存本地电脑坏了供应商联系方式全没了采购要你赔损失。系统联动的坑Outlook的「创建约会」指令在Outlook未启动时会有弹窗提示「是否允许此程序操作Outlook」要用「条件判断」先检测Outlook是否运行没运行先启动再创建约会。跨系统联调时先测邮件发送再测Excel写入再测日历创建三个系统逐个验证通过再串联一口气写完所有逻辑调试时发现哪个环节错了要拆开重来。十一、工程化与规范供应商管理流程的可维护性供应商信息表的字段顺序、Sheet名称、文件存放路径全部写到「配置表」另一个Excel文件主流程里用「读取配置表」指令加载配置不要硬编码硬编码换环境要改流程。邮件模板提醒邮件模板、询价邮件模板、比价结果通知模板存到「邮件模板」Sheet模板里用{占位符}表示要替换的内容主流程里用「字符串替换」指令批量替换占位符改模板不用改流程。异常日志用「写入日志」指令记录到Excel的「异常日志」Sheet记录的字段包括时间、供应商名称、异常类型、异常描述、处理状态出问题翻日志比调试快调试还要复现问题翻日志直接看。工程化细节供应商信息表定期备份用「复制文件」指令每周五下午复制到「备份」文件夹文件名带日期万一主文件损坏 or 误删可以恢复恢复比重新建表快10倍。版本管理每次改了供应商管理流程在影刀的「版本备注」里写清楚改了什么比如「新增询价邮件自动提取报价功能」出问题能快速回滚到上一个稳定版本。十二、速查表与常见报错问题原因解决办法读取Excel报错「文件被占用」Excel文件被其他程序打开先关掉Excel再运行影刀流程或用「强制关闭Excel进程」指令日期计算剩余天数报错Excel里的日期是字符串格式用「转换为日期」指令先转换再计算不转换报类型不匹配邮件发送失败报「SMTP认证失败」邮箱授权码过期重新获取QQ/163邮箱的SMTP授权码更新到影刀配置里条件格式设置不生效鼠标点击坐标不对用快捷键AltHL触发条件格式菜单不要点坐标提取报价数字失败邮件正文格式不固定用正则表达式\d(\.\d)?提取数字不依赖固定格式比价表写入后格式丢失单元格格式未设置写入后用「设置单元格格式」指令设为「货币」或「数字」格式Outlook操作报「权限不足」Outlook未信任影刀程序在Outlook信任中心把影刀加入可信加载项循环处理到一半中断某个供应商数据异常空值/格式错用「尝试捕获」包裹循环体捕获异常后记录并继续下一个生成的PDF乱码中文字体未嵌入导出PDF时勾选「嵌入字体」选项不勾选换台电脑打开就乱码定时任务到点没跑Windows任务计划程序未启用检查Windows任务计划程序里的影刀任务是否启用被禁用就不会触发内容标签影刀RPA、供应商管理、合同到期提醒、询价比价、Excel自动化、邮件自动化作者林焱。到此为止