一、引言企业刚开始只有一个办公室的时候文件管理通常比较简单。项目资料放在办公室电脑里同事之间通过共享目录或者移动存储设备传递。但当公司出现第二个办公室、分公司甚至不同楼栋以后文件开始频繁在不同电脑之间流动。今天深圳需要上海的资料明天上海又要把新文件交给深圳。这时候真正需要解决的就不再是某一次传输而是如何让资料有比较稳定的流转和保存安排。二、电脑如何保存背后其实是一个管理问题电脑如何保存看起来非常基础。可对于企业来说真正需要明确的是文件在哪台电脑产生谁负责整理另一份资料放在哪里如果这些事情没有固定规则时间一长就会出现同一个文件在不同电脑里存在多个版本员工也不知道哪个才是后来修改的内容。所以跨地区办公时可以先建立比较清晰的文件目录再安排对应的保存位置。三、实时保存并不是所有资料都要频繁执行很多人搜索“如何设置电脑实时保存”其实并不意味着所有文件都需要一直处理。比如财务部门每天产生大量表格项目部门每天新增文件那么可以按照每天的节奏安排。如果某些资料一周才整理一次那么每周执行也可以。四、解决方案80KM备份软件提供每天、每周、每月以及指定日期的任务安排。使用时可以选择具体文件夹让其中的文件和子文件夹按照设定时间保存到另一台电脑。这种安排更适合已经形成固定工作目录的办公室。它还支持多台电脑之间进行资料保存可以把不同电脑的内容集中到指定电脑也可以按照实际办公结构分散安排。如果存在不同地点则可以根据网络条件处理跨地区的电脑资料。同时也支持全量、增量、分散、集中等备份策略。五、资料保存在哪里一定要说清楚电脑文件备份在哪里找出来其实是一个很重要的问题。如果文件保存任务已经建立但员工不知道目标电脑和文件夹位置那么真正需要资料的时候还是会手忙脚乱。比较简单的办法是给不同部门建立固定目录并明确保存电脑。这样即使人员发生变化新员工也能按照目录找到历史资料。六、结语跨地区办公最怕的不是电脑多而是电脑之间没有清晰的资料路线。把产生位置、保存位置和执行时间提前安排好很多重复性的文件传递工作就可以慢慢变得规律起来。