很多老板拿到新系统的第一反应是赶紧把数据录进去早点用起来。这个心情我特别理解但从我跟过的几家客户来看第一天就全员录数据的基本都在三个月后重来了一遍。不是系统不行是顺序错了。打个比方你搬新家不会把东西先一股脑塞进去再慢慢理一定是先在纸上想好哪个柜子放什么再动手搬。上系统是同一件事——录数据之前有一步是不能跳的。下面这四步是我现在给客户做实施时的固定流程成本很低但能省掉后面几个月。第一步先把叫法统一再动手录这是最容易被跳过、也最致命的一步。同一个客户销售那边叫郑州张总仓库叫他张老板财务系统里叫郑州张氏贸易有限公司。录进系统就是三条互不认识的档案。三个月后老板要查这个客户总共欠我们多少钱系统只能给出三份各算各的答案。这时候再合并改的是几百张已经录进去的单据。正确做法开工前花半天把三类基础资料的命名规则定死——客户公司全称还是简称带不带地名商品规格、型号、颜色放在名字里还是单独字段供应商和客户的规则要不要一致写成一张纸贴在群里全公司照抄。这一条能干掉后期一半的数据清洗工作。第二步先录骨架后录流水骨架有哪些商品、哪些客户、哪些供应商、哪些仓库。它们的特点是不怎么变。流水每天的销售单、采购单、出入库单。它们的特点是每天长出来几百条。顺序必须骨架在前。因为每一张单据都要挂在一个商品和一个客户上。反过来会怎样单子先录商品还没建系统只能让你临时手填一个名字——于是张老板又多了一个分身。这种临时填进去的东西后面是查不出来的因为它压根不是一条正式档案。第三步先拿 10 条真实业务试跑别一口气录 3000 条挑最近一天的真实业务选 10 张单子从头到尾完整走一遍录进去能保存吗回头能查到吗报表里的数字和你手算的对得上吗打印出来的单据客户认吗这 10 条走通了剩下的只是体力活谁都能干。没走通就批量录错了 3000 条改起来比重录还痛苦——因为那时候你连哪些是错的都筛不出来。第四步前期留一个人当总闸上线头两周只允许一个人新建商品和客户档案。其他人要用先找他。听着慢其实快。因为脏数据一旦进系统清洗成本大概是录入成本的十倍录入是一分钟一条清洗是先找出来、再判断哪个是对的、再逐张改引用它的单据。我自己做 minierp 的时候商品和客户这两个底层模块是改得最多的部分。原因就在这——这一层乱了上面所有的单据、报表、统计全跟着乱而且越往后越难发现因为大家已经开始信系统里的数了。总结一下正确顺序统一叫法 → 录骨架不录流水 → 10 条试跑 → 确认无误再批量前两步几乎不花钱花的是半天会议时间。但跳过它们代价通常是几个月后的全盘返工和一次这系统不好用的冤枉结论。写在最后系统不好用很多时候不是系统的问题是它里面装的东西一开始就是乱的。把地基打平再便宜的系统都能跑起来。我在做一套自研 ERP叫 minierp目前还在开发阶段开发日常会持续更在这里。关注我看我怎么把 minierp 这套 ERP 一点点做出来。