【导读】组织结构是企业流程运行的基础因此该投资公司新上任的总经理着手推进组织架构改进。公司组织结构中常存在某些机构职责界定不清的问题容易出现职责重叠或覆盖不到的空白区域。针对Q公司的实际情况华恒智信提出了首创性的投资委员会项目专家办公室模式有效整合了企业的组织结构。【客户评价】作为一家投资公司外部专家资源对公司投资决策至关重要。如何通过高效优化内部组织结构来实现对外部专家资源的有效整合是我们高度关注的问题。华恒智信咨询专家有效解决了这一难题。在为期三个月的管理咨询工作中项目组根据我公司的管理需求组织开展了大量前期访谈、问卷调查、资料收集与分析、培训与研讨等工作。项目组凭借专业优势与丰富咨询实战经验对我公司进行了详细的人力资源管理诊断并提出了具体可行的操作方案。其所提出的投资委员会项目专家办公室管控模式非常符合我公司的实际需求与现实状况具有很强的实操性。三个月来我们处处感受到项目组高效、认真与卓有成效的工作作风。虽然仅合作了一个项目但我们学到了专家团队高效、认真的工作作风与高度的敬业精神。管理提升是一条漫长的道路我们期待有更多像华恒智信这样高效务实的咨询公司来传播先进方法并帮助我们提升管理水平——广博开发投资有限公司汪总经理【客户行业】投资行业 投资公司【问题类型】组织结构【客户背景】广博开发投资有限公司化名是经市人民政府批准于2005年设立的市直属综合性投资公司主要承担政府重大建设项目的投融资接受政府授权持有并运作国有股权自主开展资本运营促进资产跨地区、跨行业、跨部门、跨所有制的流动与重组。公司采用集团公司组织形式下设9个子公司总部设6个职能部门——研究发展部、资本运营部、投资开发部、财务融资部、人力资源部与总经理工作部总部职能部门员工共150人。在常设部门之外公司还根据项目情况设置两个虚拟部门——项目专家组与专家咨询委员会主要由多位外聘专家组成主要职责是对不同投资项目进行项目前调研、论证与评估为公司领导层决策提供重要意见与依据。汪总是公司新上任的一把手全面负责内外各项工作。他发现目前为管理外聘专家而设立的两个虚拟职能机构职责划分不清、责任落实不明确。由于缺乏明确的责任角色与职责划分对外聘专家的日常管理中经常出现不到位现象尤其是多项目同时开展时无法及时组织有针对性的专家团队为投资决策提供调研支持。因此汪总希望借助外部专业咨询机构力量对组织架构及管控模式进行调研分析后提出改进方案以期通过组织结构优化调整实现对外部专家资源的更有效整合与管理。【现状问题分析】项目组在对项目专家组与专家咨询委员会的组织职能与管控模式进行分析时发现这两个临时组织的内部管理存在以下问题。项目专家组与专家咨询委员会职责模糊界限不清。两个虚拟部门职责范围模糊、界限不清经常造成工作重叠。作为综合性投资公司特别是经政府授权持有并运作国有股权、承担政府重大建设项目投融资工作的投资公司投资活动的成功不仅关乎公司收益与未来发展更与国有资产的安全与有效利用紧密相连。因此投资决策的准确性是公司管理者最关注的问题。投融资项目种类繁多、涉及各行各业各行业有不同性质与特征为确保决策准确性需借助各行业专业人士的共同智慧进行分析并提供专业建议。若为每个项目专门设置专家岗位公司将承担巨大的人力成本。基于此考虑公司设置两个虚拟机构根据项目情况外聘专家为投资项目提供科学建议与意见为总经理投资决策提供依据。通过深入了解两部门日常工作内容后发现不合理的组织结构与分工方式使两部门职责不清、相互推诿专家组为投资决策提供合理建议的作用无法充分发挥。项目专家组与专家咨询委员会作为专家委员会的两个分支主要职责与内容大致一致——对项目进行预先调研、评估并为高层决策提供依据仅侧重点不同两部门间联系紧密。在此情况下分设两部门造成职责划分不清导致的工作重叠、问题发生后无法找到明确负责人、两部门相互推诿等现象同时为部门间沟通设置障碍工作时间浪费于大量沟通降低了效率。临时性委员会缺少固定人员维持日常性工作。公司仅在出现投资项目时临时召集成员组成专家组或咨询专家组参与决策专家组成员并非公司固定人员均为外聘兼职专家。临时召集外部专家的工作一直由总经理工作部临时代理。随项目量逐渐增多管理专家委员会的日常性工作日益频繁公司急需专门人员维持日常性工作。专家委员会主要职责是对投资项目进行提前调研、评估并为决策提供科学意见与依据。投资项目发生时间不固定为节约人力成本、有效利用专家资源公司将其设置为临时性机构。专家组可在项目出现时临时组建开展工作但专家组成员的协调与管理却是长期性工作。准备工作的内容不仅限于召集专家还需根据项目情况筛选现有专家资源、选择合适成员、建立兼职专家信息库、提前通知协调时间等。这些长期日常性工作需要公司设置专门岗位。公司投融资组织活动的成败关系到国有资产安全。公司接受政府授权持有并运作国有股权、承担政府重大建设项目投融资投融资活动与国有资产紧密相连。项目决策的准确性在一定程度上关乎国有资产的安全与有效利用。若投资决策仅依靠总经理一人决断难免因个人原因出现失误需借助外聘专家集体智慧为决策进行调研并提出合理依据建议。另一方面将运作大量国有资产的权利集中于某个人或几个人手中可能引发贪污腐败问题建立专家委员会、将决策权与执行分开可避免因过于集权导致的腐败问题。【华恒智信解决方案】项目组对项目专家组与专家咨询委员会的管理现状进行分析后认为随业务量不断增加现有委员会管理模式已难以满足需要。问题不在于成员人数不足而在于如何对专家进行合理配置与组织分工。因此项目组对现有委员会管理模式进行改革提出建立投资委员会项目专家办公室的设计方案。构建投资委员会临时机构。鉴于项目专家组与专家咨询委员会职责模糊、分工不清、工作重叠等问题项目组认为应对两机构工作职责重新梳理划分根据新的职能需求将两者职能合并、统一管理。根本目的在于通过科学优化内部组织结构改善对外部专家资源的有效整合与高效配置同时避免因职责重叠导致的管理混乱。因此建议将原有项目专家组与专家咨询委员会职能合并成立投资委员会——作为非常设机构根据项目特点由研究发展部组织高层与外部相关专家进行投资项目论证提出投资意见为总经理决策提供依据。将两委员会合并统管的初衷在于精简组织机构实现管理效率与效能的提高。成立项目专家办公室固定机构。随项目量日益增多对投资委员会日常管理工作的要求也越来越多。涉及组织与配置专家组成员的协调工作日益日常化公司亟需固定机构与人员完成这部分组织与协调工作才能有效调动兼职专家开展工作。研究发展部的重要职能之一为参与重大项目论证就行业背景、国家法律政策进行评审。完成论证及评审工作需要投资委员会专家参与与谏言因此研究发展部需负责组织与协调投资委员会专家参与并推动论证评审工作。成立项目专家办公室的意义正在于此。投资委员会项目专家办公室工作流程为研究发展部接到投资开发及资本运营部的项目信息后由项目专家办公室秘书负责组织与协调投资委员会专家组成员办公室秘书协助专家有效参与项目审核工作办公室负责将项目评估与审核结果提供给最终决策者——总经理总经理根据专家建议做出最终项目决策。投资委员会项目专家办公室模式是对原有项目专家组与专家咨询委员会的有效整合其考核办法也与项目管理流程规范化相一致。基于投资委员会非常设机构性质及项目管理运作特点对专家组成员的管理将突破一般组织岗位说明书管理办法采取规范化、流程化的管理方式。【总结与思考】本案例中的投资公司系市政府直属业务主要包括整体打包出售国有资产与投资建设项目两方面。打包出售方面公司按国资委决策履行执行职能投资项目方面则需自行评估、决策与实施。企业资源充裕、盈利性高但也存在人员关系复杂、专业技能缺乏等问题。针对这些问题公司采取临时聘请专家参与项目决策的方法但引出如何有效管理项目组与外聘专家的新问题。华恒智信团队提出的投资委员会项目专家办公室模式很好地解决了该管理难题。该方案不仅适用于个案同行企业也可从中获益项目组为此类企业归纳了如下可供借鉴的经验。决策与执行分开的项目模式。项目决策方面宜采取多人参与方式。正确决策或创新需集思广益、群策群力体现为根据项目需要聘请相关专家成立投资委员会负责项目评估与可行性分析提供专业意见、参与决策过程。成立专家委员会借助多位专家的智慧支持投资决策是本案例最关键的一步——企业的投资活动经政府授权对国有股权进行运作并参与政府重要项目投融资组织活动的成败与国有资产有效利用紧密相关投资决策的准确性成为关键。任何人个人思路见解毕竟有限需汇聚多位专业人员智慧结合对市场环境的深入调研分析为决策者提供科学专业的依据。项目执行方面需由特定项目负责人组织进行往往涉及整合内外部资源、组织多部门参与合作及协调各方意见需特定人员全局调配与多方协调。项目专家办公室承担上传下达与组织调配职责。决策执行分开的模式一方面通过专家参与保证决策科学合理性另一方面通过专人统筹保证执行高效准确。固定与临时结合的机构设置。配合决策与执行分开的项目运行模式企业应成立固定机构负责所有项目的执行工作同时根据特定项目需要成立临时机构通过聘请专家与定期召开论证会参与项目决策过程。常设项目办公室能对各临时专家组进行管理与协调专家组成员反过来为项目决策提供专业意见如此既能规范项目运行又能保证高效管理。固定与临时机构相结合的模式是矩阵式组织结构中典型的机构设置模式——根据项目需要设立临时性机构组织内部不同部门人员参与。这种结构任务明确、目标清晰组成人员根据项目需要召集且有备而来能在新工作小组中沟通融合将专业特长与整体工作联系为攻克难关、解决问题献计献策。矩阵式组织结构按项目特点将不同部门人员集合加强了部门间配合与信息交流克服了直线职能结构中各部门互相脱节的现象专业设备与人员得到充分利用。但无论组织结构设计还是变革最重要的是适合企业性质与战略发展目标任何一种组织结构都不能在所有企业或所有发展阶段适用。效率固重要安全应为先。该企业的组织活动与国有资产关系密切其特殊性质决定了在机构设置与项目运作流程方面应以优先保证安全为前提哪怕有时需牺牲部分运作效率也要有效防止国有资产流失或人员贪污腐败。因此项目组建议此类企业不宜采取集权管理模式且不能轻易打破部门间界限与专业分工方式。虽然跨多部门的沟通协调会降低效率但能在各部门间形成有效牵制有利于保障企业整体的安全性。
【导读】组织结构是企业流程运行的基础因此该投资公司新上任的总经理着手推进组织架构改进。公司组织结构中常存在某些机构职责界定不清的问题容易出现职责重叠或覆盖不到的空白区域。针对Q公司的实际情况华恒智信提出了首创性的投资委员会项目专家办公室模式有效整合了企业的组织结构。【客户评价】作为一家投资公司外部专家资源对公司投资决策至关重要。如何通过高效优化内部组织结构来实现对外部专家资源的有效整合是我们高度关注的问题。华恒智信咨询专家有效解决了这一难题。在为期三个月的管理咨询工作中项目组根据我公司的管理需求组织开展了大量前期访谈、问卷调查、资料收集与分析、培训与研讨等工作。项目组凭借专业优势与丰富咨询实战经验对我公司进行了详细的人力资源管理诊断并提出了具体可行的操作方案。其所提出的投资委员会项目专家办公室管控模式非常符合我公司的实际需求与现实状况具有很强的实操性。三个月来我们处处感受到项目组高效、认真与卓有成效的工作作风。虽然仅合作了一个项目但我们学到了专家团队高效、认真的工作作风与高度的敬业精神。管理提升是一条漫长的道路我们期待有更多像华恒智信这样高效务实的咨询公司来传播先进方法并帮助我们提升管理水平——广博开发投资有限公司汪总经理【客户行业】投资行业 投资公司【问题类型】组织结构【客户背景】广博开发投资有限公司化名是经市人民政府批准于2005年设立的市直属综合性投资公司主要承担政府重大建设项目的投融资接受政府授权持有并运作国有股权自主开展资本运营促进资产跨地区、跨行业、跨部门、跨所有制的流动与重组。公司采用集团公司组织形式下设9个子公司总部设6个职能部门——研究发展部、资本运营部、投资开发部、财务融资部、人力资源部与总经理工作部总部职能部门员工共150人。在常设部门之外公司还根据项目情况设置两个虚拟部门——项目专家组与专家咨询委员会主要由多位外聘专家组成主要职责是对不同投资项目进行项目前调研、论证与评估为公司领导层决策提供重要意见与依据。汪总是公司新上任的一把手全面负责内外各项工作。他发现目前为管理外聘专家而设立的两个虚拟职能机构职责划分不清、责任落实不明确。由于缺乏明确的责任角色与职责划分对外聘专家的日常管理中经常出现不到位现象尤其是多项目同时开展时无法及时组织有针对性的专家团队为投资决策提供调研支持。因此汪总希望借助外部专业咨询机构力量对组织架构及管控模式进行调研分析后提出改进方案以期通过组织结构优化调整实现对外部专家资源的更有效整合与管理。【现状问题分析】项目组在对项目专家组与专家咨询委员会的组织职能与管控模式进行分析时发现这两个临时组织的内部管理存在以下问题。项目专家组与专家咨询委员会职责模糊界限不清。两个虚拟部门职责范围模糊、界限不清经常造成工作重叠。作为综合性投资公司特别是经政府授权持有并运作国有股权、承担政府重大建设项目投融资工作的投资公司投资活动的成功不仅关乎公司收益与未来发展更与国有资产的安全与有效利用紧密相连。因此投资决策的准确性是公司管理者最关注的问题。投融资项目种类繁多、涉及各行各业各行业有不同性质与特征为确保决策准确性需借助各行业专业人士的共同智慧进行分析并提供专业建议。若为每个项目专门设置专家岗位公司将承担巨大的人力成本。基于此考虑公司设置两个虚拟机构根据项目情况外聘专家为投资项目提供科学建议与意见为总经理投资决策提供依据。通过深入了解两部门日常工作内容后发现不合理的组织结构与分工方式使两部门职责不清、相互推诿专家组为投资决策提供合理建议的作用无法充分发挥。项目专家组与专家咨询委员会作为专家委员会的两个分支主要职责与内容大致一致——对项目进行预先调研、评估并为高层决策提供依据仅侧重点不同两部门间联系紧密。在此情况下分设两部门造成职责划分不清导致的工作重叠、问题发生后无法找到明确负责人、两部门相互推诿等现象同时为部门间沟通设置障碍工作时间浪费于大量沟通降低了效率。临时性委员会缺少固定人员维持日常性工作。公司仅在出现投资项目时临时召集成员组成专家组或咨询专家组参与决策专家组成员并非公司固定人员均为外聘兼职专家。临时召集外部专家的工作一直由总经理工作部临时代理。随项目量逐渐增多管理专家委员会的日常性工作日益频繁公司急需专门人员维持日常性工作。专家委员会主要职责是对投资项目进行提前调研、评估并为决策提供科学意见与依据。投资项目发生时间不固定为节约人力成本、有效利用专家资源公司将其设置为临时性机构。专家组可在项目出现时临时组建开展工作但专家组成员的协调与管理却是长期性工作。准备工作的内容不仅限于召集专家还需根据项目情况筛选现有专家资源、选择合适成员、建立兼职专家信息库、提前通知协调时间等。这些长期日常性工作需要公司设置专门岗位。公司投融资组织活动的成败关系到国有资产安全。公司接受政府授权持有并运作国有股权、承担政府重大建设项目投融资投融资活动与国有资产紧密相连。项目决策的准确性在一定程度上关乎国有资产的安全与有效利用。若投资决策仅依靠总经理一人决断难免因个人原因出现失误需借助外聘专家集体智慧为决策进行调研并提出合理依据建议。另一方面将运作大量国有资产的权利集中于某个人或几个人手中可能引发贪污腐败问题建立专家委员会、将决策权与执行分开可避免因过于集权导致的腐败问题。【华恒智信解决方案】项目组对项目专家组与专家咨询委员会的管理现状进行分析后认为随业务量不断增加现有委员会管理模式已难以满足需要。问题不在于成员人数不足而在于如何对专家进行合理配置与组织分工。因此项目组对现有委员会管理模式进行改革提出建立投资委员会项目专家办公室的设计方案。构建投资委员会临时机构。鉴于项目专家组与专家咨询委员会职责模糊、分工不清、工作重叠等问题项目组认为应对两机构工作职责重新梳理划分根据新的职能需求将两者职能合并、统一管理。根本目的在于通过科学优化内部组织结构改善对外部专家资源的有效整合与高效配置同时避免因职责重叠导致的管理混乱。因此建议将原有项目专家组与专家咨询委员会职能合并成立投资委员会——作为非常设机构根据项目特点由研究发展部组织高层与外部相关专家进行投资项目论证提出投资意见为总经理决策提供依据。将两委员会合并统管的初衷在于精简组织机构实现管理效率与效能的提高。成立项目专家办公室固定机构。随项目量日益增多对投资委员会日常管理工作的要求也越来越多。涉及组织与配置专家组成员的协调工作日益日常化公司亟需固定机构与人员完成这部分组织与协调工作才能有效调动兼职专家开展工作。研究发展部的重要职能之一为参与重大项目论证就行业背景、国家法律政策进行评审。完成论证及评审工作需要投资委员会专家参与与谏言因此研究发展部需负责组织与协调投资委员会专家参与并推动论证评审工作。成立项目专家办公室的意义正在于此。投资委员会项目专家办公室工作流程为研究发展部接到投资开发及资本运营部的项目信息后由项目专家办公室秘书负责组织与协调投资委员会专家组成员办公室秘书协助专家有效参与项目审核工作办公室负责将项目评估与审核结果提供给最终决策者——总经理总经理根据专家建议做出最终项目决策。投资委员会项目专家办公室模式是对原有项目专家组与专家咨询委员会的有效整合其考核办法也与项目管理流程规范化相一致。基于投资委员会非常设机构性质及项目管理运作特点对专家组成员的管理将突破一般组织岗位说明书管理办法采取规范化、流程化的管理方式。【总结与思考】本案例中的投资公司系市政府直属业务主要包括整体打包出售国有资产与投资建设项目两方面。打包出售方面公司按国资委决策履行执行职能投资项目方面则需自行评估、决策与实施。企业资源充裕、盈利性高但也存在人员关系复杂、专业技能缺乏等问题。针对这些问题公司采取临时聘请专家参与项目决策的方法但引出如何有效管理项目组与外聘专家的新问题。华恒智信团队提出的投资委员会项目专家办公室模式很好地解决了该管理难题。该方案不仅适用于个案同行企业也可从中获益项目组为此类企业归纳了如下可供借鉴的经验。决策与执行分开的项目模式。项目决策方面宜采取多人参与方式。正确决策或创新需集思广益、群策群力体现为根据项目需要聘请相关专家成立投资委员会负责项目评估与可行性分析提供专业意见、参与决策过程。成立专家委员会借助多位专家的智慧支持投资决策是本案例最关键的一步——企业的投资活动经政府授权对国有股权进行运作并参与政府重要项目投融资组织活动的成败与国有资产有效利用紧密相关投资决策的准确性成为关键。任何人个人思路见解毕竟有限需汇聚多位专业人员智慧结合对市场环境的深入调研分析为决策者提供科学专业的依据。项目执行方面需由特定项目负责人组织进行往往涉及整合内外部资源、组织多部门参与合作及协调各方意见需特定人员全局调配与多方协调。项目专家办公室承担上传下达与组织调配职责。决策执行分开的模式一方面通过专家参与保证决策科学合理性另一方面通过专人统筹保证执行高效准确。固定与临时结合的机构设置。配合决策与执行分开的项目运行模式企业应成立固定机构负责所有项目的执行工作同时根据特定项目需要成立临时机构通过聘请专家与定期召开论证会参与项目决策过程。常设项目办公室能对各临时专家组进行管理与协调专家组成员反过来为项目决策提供专业意见如此既能规范项目运行又能保证高效管理。固定与临时机构相结合的模式是矩阵式组织结构中典型的机构设置模式——根据项目需要设立临时性机构组织内部不同部门人员参与。这种结构任务明确、目标清晰组成人员根据项目需要召集且有备而来能在新工作小组中沟通融合将专业特长与整体工作联系为攻克难关、解决问题献计献策。矩阵式组织结构按项目特点将不同部门人员集合加强了部门间配合与信息交流克服了直线职能结构中各部门互相脱节的现象专业设备与人员得到充分利用。但无论组织结构设计还是变革最重要的是适合企业性质与战略发展目标任何一种组织结构都不能在所有企业或所有发展阶段适用。效率固重要安全应为先。该企业的组织活动与国有资产关系密切其特殊性质决定了在机构设置与项目运作流程方面应以优先保证安全为前提哪怕有时需牺牲部分运作效率也要有效防止国有资产流失或人员贪污腐败。因此项目组建议此类企业不宜采取集权管理模式且不能轻易打破部门间界限与专业分工方式。虽然跨多部门的沟通协调会降低效率但能在各部门间形成有效牵制有利于保障企业整体的安全性。
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