我是管家婆售后小孙。上个月做食品商贸的李姐给我发了一张手写算账的纸拍照过来的。上面歪歪扭扭列了几行数字最后一行画了个粗粗的横线写着一年下来Excel让我多花了将近40万。她跟我说小孙我算了这笔账之后一晚上没睡着。不是因为心疼钱是因为我原来根本不知道自己在亏钱。今天我把李姐这笔吓人的账一笔一笔拆开给你看。一、李姐的公司年营收千万用Excel管了3年李姐做食品批发配送主要给县城里的小超市、便利店供货。公司不大年营收一千多万员工12个人其中3个业务员、2个库管、2个财务。她管账的方式很典型可能跟你们公司差不多业务员每天接单晚上把订单手写到纸上或者发在微信群里库管根据单子发货自己在小本本上记一笔财务小周每天把业务员的单子、库管的本子、微信群的记录汇总到Excel里做应收应付、算利润、对库存。李姐一直觉得我们小公司Excel够用了上什么软件啊浪费钱。直到去年年底她因为一笔对不上的账跟我吐槽了两个小时。我说李姐你不如算一笔总账看看Excel到底花了你多少钱。她真算了。算完吓了一跳。二、第一笔隐性成本重复录入等于多雇了半个人李姐的财务小周每天的工作流程是这样的早上来打开Excel把昨天业务员的3张手写单、7张微信截图、2张电话补单一个个录进去。录完业务流水再打开另一张Excel做应收表再打开第三张Excel做库存表。同样的数据录三遍。而且因为业务员写字潦草、微信语音转文字出错小周每天至少花2小时在核对和纠错上。李姐算了一下小周月薪5500每天2小时做低价值的重复录入和纠错相当于每月1100元、每年1.3万的人力浪费在搬运数据上。但这只是财务端。业务员为了配合对账每天也要花半小时整理单子、拍照、发微信。3个业务员每人每月500块的时间成本一年又是1.8万。这笔账合计3.1万/年。 李姐说这等于我多花3万块钱雇了一个人专门搬数据。三、第二笔隐性成本差错漏账一年丢了8万多Excel是死的人是活的但人也会犯错。李姐去年盘了一次差错账3月份业务员把客户鑫源超市写成了新源超市财务录入时没发现这笔1.2万的应收挂在了一个不存在的客户头上半年后才发现对方已经不认账了。6月份一张退货单业务员忘了给财务Excel里库存没减实际货已经退回仓库。后来这批货又被当成新货卖了一次客户收到双倍货李姐只能认栽损失6000。9月份月底对账发现库存少了180箱货价值4万多。查了一个星期监控最后推测是某次出库时库管手滑写错了数但具体哪次已经说不清了。还有几次少收款、多发货、价格录错……零零总总李姐保守估计去年因为Excel差错造成的直接损失超过8万。她说以前我觉得是员工不细心后来想明白了——Excel没有审核机制、没有逻辑校验、没有留痕不犯错才是奇迹。四、第三笔隐性成本库存积压50万资金在仓库里睡觉这是最隐蔽、也最狠的一笔。李姐用Excel管库存只有一张总库存表能看到每个品还剩多少箱。但她看不到哪些货已经半年没动了哪些货快过期了哪些货进了太多、哪些货该补了去年年中她进了一批网红零食进了8万的货。Excel显示库存充足她就一直没管。年底盘点才发现这批货保质期只剩2个月小超市都不要临期这么近的货最后只能打折处理2万块清给了临期品收购商。还有一批饮料因为Excel里没有周转天数这个概念一直在仓库底层压着。李姐以为卖得还行实际上那款饮料已经换了新包装旧包装根本卖不动。50万的货最后30万处理掉了亏了20万。加上资金占用成本——那50万如果流动起来一年至少能多赚5万利润。这笔账合计直接损失资金成本超过25万。 李姐说这不是Excel的错是我根本看不见问题。五、第四笔隐性成本应收失控15万烂在了外面做批发的最怕的不是没生意是钱收不回来。李姐的Excel应收表是财务小周每周更新一次的。也就是说她看到的客户欠款永远是上周的数据。有个客户合作两年了一直挺爽快。去年开始对方付款从月结变成两月结、三月结。Excel里没有账期预警小周只是手动标黄但一忙起来就忘了提醒。等李姐发现不对劲的时候对方已经欠了18万而且连续3个月没回款了。她打电话过去对方说资金周转困难再等等。又等了两个月对方门店关门了。这18万里李姐通过法律途径追回来3万剩下的15万成了坏账。她说如果系统能提前告诉我这个客户超期30天了我绝对会停货、催收。但Excel不会说话等我看见的时候已经晚了。六、第五笔隐性成本决策滞后错失和踩坑Excel的另一个致命伤是数据永远是过去的。李姐去年想上一款新品但不知道公司现在资金状况到底怎么样。她问财务财务说等我算一下算了两天说账上大概还有40万可用。李姐就进了30万的货。结果那两天刚好有几笔货款要付、工资要发实际能动用的资金只有10万。她硬着头皮进了货导致后面一个月现金流紧张差点发不出工资。还有一次她发现某款老品卖得好就让业务员多推。但Excel里的卖得好是三个月的总数实际上最近一个月已经在下滑了。等她反应过来仓库里又多压了10万的滞销货。这些因为看不清实时数据导致的决策失误李姐估算了下间接损失至少5万。七、总账Excel的免费一年花了她39万李姐把这几笔账加在一起重复录入人力成本3.1万差错漏账直接损失8万库存积压与资金占用25万应收坏账15万决策失误损失5万合计56.1万。她跟我说我知道不能全怪Excel有些是我管理的问题。但如果算Excel管不住导致的额外成本一年少说也有30多万。我原来觉得管家婆一年几千块贵现在才知道Excel才是真的贵。八、上管家婆之后这些隐性成本怎么消失的李姐上了管家婆财贸版半年后我去做回访。她跟我说上面那几笔账现在基本不存在了。重复录入没有了。 业务员在系统里开单财务不需要二次录入业务单据自动生成凭证。小周从录入员变成了审核员每天节省2小时。差错漏账大幅减少。 系统有逻辑校验客户名称必须选档案里的不能手打出库必须有库存库存不够锁单退货必须走退货单库存自动回增。去年下半年差错率降到了几乎为零。库存积压可控了。 库存周转报表、呆滞品预警、库龄分析让她第一次看清了每批货的年龄。上个月她及时发现一批快过期的货提前做了促销避免了损失。应收失控锁死了。 客户信用额度账期预警超期自动提醒。有个客户欠款快到上限了系统自动锁单业务员发不了货。李姐说以前是我求客户付款现在是客户求我发货——因为不付款系统不让发。决策滞后实时了。 她现在每天早上打开手机看昨日销售额、毛利、资金余额、库存预警。进货前先看实时资金和库存周转拍脑袋的时候少了看数据的时候多了。写在最后很多老板跟李姐以前一样觉得Excel免费软件要钱所以Excel更划算。但账不能这么算。Excel的免费只是软件不要钱它背后的人力浪费、差错损失、库存积压、坏账风险、决策失误——这些隐性成本远比一套管家婆贵得多。李姐跟我说了一句话我印象很深 管家婆一年花我几千块Excel一年花我几十万。这笔账我现在才算明白。经济下行期每一分钱都要花在刀刃上。但比乱花钱更可怕的是不知道自己正在亏钱。各位老板如果你现在还在用Excel管进销存、管财务不妨也给自己算一笔账去年因为算不清、管不住、对不上你到底多花了多少钱我是管家婆售后小孙服务过批发、零售、生产各类企业。不讲概念只聊干货。
我是管家婆售后小孙。上个月做食品商贸的李姐给我发了一张手写算账的纸拍照过来的。上面歪歪扭扭列了几行数字最后一行画了个粗粗的横线写着一年下来Excel让我多花了将近40万。她跟我说小孙我算了这笔账之后一晚上没睡着。不是因为心疼钱是因为我原来根本不知道自己在亏钱。今天我把李姐这笔吓人的账一笔一笔拆开给你看。一、李姐的公司年营收千万用Excel管了3年李姐做食品批发配送主要给县城里的小超市、便利店供货。公司不大年营收一千多万员工12个人其中3个业务员、2个库管、2个财务。她管账的方式很典型可能跟你们公司差不多业务员每天接单晚上把订单手写到纸上或者发在微信群里库管根据单子发货自己在小本本上记一笔财务小周每天把业务员的单子、库管的本子、微信群的记录汇总到Excel里做应收应付、算利润、对库存。李姐一直觉得我们小公司Excel够用了上什么软件啊浪费钱。直到去年年底她因为一笔对不上的账跟我吐槽了两个小时。我说李姐你不如算一笔总账看看Excel到底花了你多少钱。她真算了。算完吓了一跳。二、第一笔隐性成本重复录入等于多雇了半个人李姐的财务小周每天的工作流程是这样的早上来打开Excel把昨天业务员的3张手写单、7张微信截图、2张电话补单一个个录进去。录完业务流水再打开另一张Excel做应收表再打开第三张Excel做库存表。同样的数据录三遍。而且因为业务员写字潦草、微信语音转文字出错小周每天至少花2小时在核对和纠错上。李姐算了一下小周月薪5500每天2小时做低价值的重复录入和纠错相当于每月1100元、每年1.3万的人力浪费在搬运数据上。但这只是财务端。业务员为了配合对账每天也要花半小时整理单子、拍照、发微信。3个业务员每人每月500块的时间成本一年又是1.8万。这笔账合计3.1万/年。 李姐说这等于我多花3万块钱雇了一个人专门搬数据。三、第二笔隐性成本差错漏账一年丢了8万多Excel是死的人是活的但人也会犯错。李姐去年盘了一次差错账3月份业务员把客户鑫源超市写成了新源超市财务录入时没发现这笔1.2万的应收挂在了一个不存在的客户头上半年后才发现对方已经不认账了。6月份一张退货单业务员忘了给财务Excel里库存没减实际货已经退回仓库。后来这批货又被当成新货卖了一次客户收到双倍货李姐只能认栽损失6000。9月份月底对账发现库存少了180箱货价值4万多。查了一个星期监控最后推测是某次出库时库管手滑写错了数但具体哪次已经说不清了。还有几次少收款、多发货、价格录错……零零总总李姐保守估计去年因为Excel差错造成的直接损失超过8万。她说以前我觉得是员工不细心后来想明白了——Excel没有审核机制、没有逻辑校验、没有留痕不犯错才是奇迹。四、第三笔隐性成本库存积压50万资金在仓库里睡觉这是最隐蔽、也最狠的一笔。李姐用Excel管库存只有一张总库存表能看到每个品还剩多少箱。但她看不到哪些货已经半年没动了哪些货快过期了哪些货进了太多、哪些货该补了去年年中她进了一批网红零食进了8万的货。Excel显示库存充足她就一直没管。年底盘点才发现这批货保质期只剩2个月小超市都不要临期这么近的货最后只能打折处理2万块清给了临期品收购商。还有一批饮料因为Excel里没有周转天数这个概念一直在仓库底层压着。李姐以为卖得还行实际上那款饮料已经换了新包装旧包装根本卖不动。50万的货最后30万处理掉了亏了20万。加上资金占用成本——那50万如果流动起来一年至少能多赚5万利润。这笔账合计直接损失资金成本超过25万。 李姐说这不是Excel的错是我根本看不见问题。五、第四笔隐性成本应收失控15万烂在了外面做批发的最怕的不是没生意是钱收不回来。李姐的Excel应收表是财务小周每周更新一次的。也就是说她看到的客户欠款永远是上周的数据。有个客户合作两年了一直挺爽快。去年开始对方付款从月结变成两月结、三月结。Excel里没有账期预警小周只是手动标黄但一忙起来就忘了提醒。等李姐发现不对劲的时候对方已经欠了18万而且连续3个月没回款了。她打电话过去对方说资金周转困难再等等。又等了两个月对方门店关门了。这18万里李姐通过法律途径追回来3万剩下的15万成了坏账。她说如果系统能提前告诉我这个客户超期30天了我绝对会停货、催收。但Excel不会说话等我看见的时候已经晚了。六、第五笔隐性成本决策滞后错失和踩坑Excel的另一个致命伤是数据永远是过去的。李姐去年想上一款新品但不知道公司现在资金状况到底怎么样。她问财务财务说等我算一下算了两天说账上大概还有40万可用。李姐就进了30万的货。结果那两天刚好有几笔货款要付、工资要发实际能动用的资金只有10万。她硬着头皮进了货导致后面一个月现金流紧张差点发不出工资。还有一次她发现某款老品卖得好就让业务员多推。但Excel里的卖得好是三个月的总数实际上最近一个月已经在下滑了。等她反应过来仓库里又多压了10万的滞销货。这些因为看不清实时数据导致的决策失误李姐估算了下间接损失至少5万。七、总账Excel的免费一年花了她39万李姐把这几笔账加在一起重复录入人力成本3.1万差错漏账直接损失8万库存积压与资金占用25万应收坏账15万决策失误损失5万合计56.1万。她跟我说我知道不能全怪Excel有些是我管理的问题。但如果算Excel管不住导致的额外成本一年少说也有30多万。我原来觉得管家婆一年几千块贵现在才知道Excel才是真的贵。八、上管家婆之后这些隐性成本怎么消失的李姐上了管家婆财贸版半年后我去做回访。她跟我说上面那几笔账现在基本不存在了。重复录入没有了。 业务员在系统里开单财务不需要二次录入业务单据自动生成凭证。小周从录入员变成了审核员每天节省2小时。差错漏账大幅减少。 系统有逻辑校验客户名称必须选档案里的不能手打出库必须有库存库存不够锁单退货必须走退货单库存自动回增。去年下半年差错率降到了几乎为零。库存积压可控了。 库存周转报表、呆滞品预警、库龄分析让她第一次看清了每批货的年龄。上个月她及时发现一批快过期的货提前做了促销避免了损失。应收失控锁死了。 客户信用额度账期预警超期自动提醒。有个客户欠款快到上限了系统自动锁单业务员发不了货。李姐说以前是我求客户付款现在是客户求我发货——因为不付款系统不让发。决策滞后实时了。 她现在每天早上打开手机看昨日销售额、毛利、资金余额、库存预警。进货前先看实时资金和库存周转拍脑袋的时候少了看数据的时候多了。写在最后很多老板跟李姐以前一样觉得Excel免费软件要钱所以Excel更划算。但账不能这么算。Excel的免费只是软件不要钱它背后的人力浪费、差错损失、库存积压、坏账风险、决策失误——这些隐性成本远比一套管家婆贵得多。李姐跟我说了一句话我印象很深 管家婆一年花我几千块Excel一年花我几十万。这笔账我现在才算明白。经济下行期每一分钱都要花在刀刃上。但比乱花钱更可怕的是不知道自己正在亏钱。各位老板如果你现在还在用Excel管进销存、管财务不妨也给自己算一笔账去年因为算不清、管不住、对不上你到底多花了多少钱我是管家婆售后小孙服务过批发、零售、生产各类企业。不讲概念只聊干货。
)
